仕事における【電話の5つのデメリット・メールの3つのメリット】

オフィスでおでこにポストイットを貼っている男性

今回は、仕事・ビジネスで電話を使うデメリットと、メールを使うメリットについてご紹介します。

最近では、下のグラフのように仕事で使うコミュニケーション手段として、チャットやTV電話なども徐々に使われるようになってきました。

そんな状況下、未だに電話をメインにする人も多いようで、結果として仕事に悪影響を与えることも。事実、そういった経験をされた人も多いかと思います。

ここでは、電話のデメリットと、メールのメリットについて整理し、まとめてご紹介します。

仕事・ビジネスで電話を使うデメリット

電話に怒る人

仕事・ビジネスで電話を使う5つのデメリットを説明します。

電話を受けた側の仕事が中断される

電話で最も悪影響があるのは、電話を受けた側の仕事が中断されることです。

電話する側は、整理・準備して掛けていても、電話を受ける相手がどういう状態かは分かりません。そのため、配慮がないと感じられてしまうリスクがあります。(極端な話、会社の業務時間内にかかってくる、保険や不動産投資の営業電話みたいなものです。)また、電話を受けた側は元の仕事に頭を切り替える必要があるため、時間的なロスや効率が悪くなることも。

中には、メールを送ってから電話をかけてきて「先程、お送りしたメールの補足を・・・」と話し出す人も。親切なつもりかもしれませんが、今の時代では迷惑と捉えられます。百歩譲ってメールの文中に、「後ほど電話します」、「都合がいい時にお電話させていただけませんか」などあれば配慮は感じますが。(そもそも、初めから補足も必要ないレベルで伝えてほしいですよね。)

無駄な雑談が発生する

特に年配の方に多いように感じますが、電話では用件よりも雑談の時間が長いことも

もちろん関係性を作るために、当たり障りのない話題をすることもあるでしょう。ただ、得てして雑談が長い場合、既に関係性が構築できていることが多いため、何も生み出しません。

履歴が残らない

電話では履歴が残りません。

その結果、言った言わないの水掛け論で、仕事が停滞するリスクがあります。中には履歴が残らないことを利用して、あえて電話を選ぶ人もいるので注意が必要です。こういった場合、面倒でも電話の内容をメールで送り、履歴を残すようにしましょう。

当事者間でしか情報が共有されない

電話の場合、基本的に話の内容は当事者2人しか分かりません

人に仕事がつくことをよしとしている場合はいいかもしれませんが、会社という組織では基本的には、属人的なことはリスクでしかありません。

また、重要な仕事が当事者間でなぁなぁで済まされてしまうおそれもあります。(「グレーなことが露見するリスクがあるじゃないか」という考えは本末転倒です。)

電話の内容を共有する必要がある

当事者間で電話で話したことを関係者に共有する必要があり、手間がかかることも。

一般的な会社組織であれば、自分の関係者に正しく情報を伝える、両者で認識違いがないか確認する、必要が出てきます。いわゆる二度手間が発生することで非効率になります。

仕事・ビジネスでメールを使うメリット

スマホを見てガッツポーズするビジネスマン

仕事・ビジネスでメールを使うメリットは、上記の電話のデメリットの裏返しですが、スキルなど違った視点でもメリットを説明します。

自分の考えが整理できる

メールで、文字にして書き出すことで自分の考えを整理できます。

整理せず、あいまいなまま電話すると会話がかみ合わなかったり、間違って伝わってそのままになってしまうことも。一方、メールでは自分の頭で整理した上で用件を伝えることができます。

シンプル・端的にまとめる力がつく

電話のように枝葉の部分をだらだらと話すこともないため、シンプル・端的にまとめる力がつきます

仕事ができる人は、シンプルな言葉・表現を使い、素人にも分かるように難しいことを端的に説明できます。そのためには、物事の本質を捉える必要があり、これらを意識して日頃からメールを活用することでトレーニングになります。

また、箇条書きやハイライトなど、シンプル・端的に伝えるためのテクニックを習得することも期待できます。

文章力がつく

メールでは文字面だけで伝えることが求められるため、文章力が鍛えられます

電話では身振り手振りは見えませんが、声のトーンや大きさなど、声色にのせて伝えることができます。一方で、ビジネスメールであれば、ラインのスタンプはもちろん、絵文字も使えません。文字面だけで温度感も含めて伝える文章力が必要であり、言い回しなどそのスキルを鍛えることができます。それらのスキルは企画書や申請書や稟議書など、ビジネスドキュメントの作成に役立てることができるでしょう。

おわりに

デスクでグータッチする同僚

人材不足をよく耳にする日本。今後は労働人口も減少することから、AIやRPAなどを活用することで効率的に仕事をすることが求められています。

ただ、周りの年長者の中には、その前にリタイアするため、この変化をいかにやり過ごすか、という人もいるかもしれません。われわれの世代は未来を見据えて、いかに効率的に仕事を進めていくか、突き詰めていきましょう!